Управление кадрами занимает центральное место среди ключевых статей расходов компании и напрямую влияет на ее производственные результаты. Поиск путей оптимизации расходов на сотрудников без ущерба для эффективности остается актуальной задачей. Специалисты аутсорсингового агентства STH-group делятся советами – как правильно рассчитать затраты на персонал и оптимизировать их, чтобы сохранить высокую производительность.
Что входит в затраты на персонал?
Затраты на персонал охватывают все финансовые вложения, связанные с использованием рабочей силы. Многие руководители ограничиваются учетом только базовой зарплаты, что далеко не отражает полной картины расходов.
Структура затрат на персонал
Расходы на персонал включают не только фиксированную оплату, указанную в договоре, но и широкий спектр дополнительных позиций, разделенных на прямые и косвенные.
Прямые затраты на персонал
К прямым расходам относятся все выплаты, напрямую связанные с работниками:
- Перечисления на счета сотрудников.
- Дополнительные бонусы, такие как премии к праздникам.
- Взносы работодателя в социальные фонды.
- Финансирование отпусков.
- Затраты на обучение и повышение квалификации.
- Корпоративные программы, включая скидки или помощь семьям сотрудников.
- Расходы на командировки и корпоративные мероприятия.
Косвенные затраты на персонал
Косвенные расходы не привязаны непосредственно к работнику, но необходимы для его работы:
- Приобретение мебели и оборудования для офиса/склада/торговой точки.
- Плата за аренду помещений и коммунальные услуги.
- Закупка канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
- Стоимость лицензий на программное обеспечение для управления персоналом.
- Организация корпоративного транспорта.
- Дополнительные траты, вызванные высокой текучестью кадров, включая расходы на подбор и адаптацию новых сотрудников.
Рост расходов на персонал в последние годы
За последние годы общие затраты на персонал неуклонно увеличиваются. По данным исследований, в 2023 году они выросли на 7,5% по сравнению с 2022 годом, особенно заметно это в автомобильной, энергетической, телекоммуникационной, нефтяной и химической отраслях.
Анализ и контроль расходов
Знание точной структуры затрат позволяет эффективно их оптимизировать. Задайте себе вопросы: как изменялись расходы на персонал в вашей компании за последние годы? Проводите ли вы ежегодный анализ этих затрат?
Для точного расчета необходимо суммировать прямые и косвенные расходы на каждого сотрудника, а затем распределить их на фактическое рабочее время (за вычетом отпусков, праздников и дней обучения). Это поможет определить реальную почасовую стоимость труда.
Пример расчета затрат на персонала
Рассмотрим пример для наглядности:
Прямые расходы в год:
- Базовая зарплата: 48 000 руб.
- Праздничные бонусы: 2 000 руб.
- Итого: 50 000 руб.
- Социальные отчисления (20%): 10 000 руб.
- Страхование: 1 000 руб.
- Командировки: 1 000 руб.
- Прочие траты: 5 000 руб.
- Общая сумма: 67 000 руб.
Фактическое рабочее время:
- Рабочих дней в году: 261.
- Вычитаются: 25 дней отпуска, 13 праздников, 5 больничных, 15 дней обучения — итого 58 дней.
- Фактическое время: 203 дня или 1 624 часа (при 8-часовом дне).
Расчет почасовой стоимости:
- 67 000 руб. / 1 624 часа = 41,26 руб./час.
Если учитывать только базовую зарплату (48 000 руб. / 2 088 часов), почасовая ставка составит около 23 руб., что занижает реальные затраты почти на 20 руб./час. Игнорирование таких факторов может привести к серьезным финансовым просчетам и проблемам с ликвидностью.
Соответствие затрат и ценности сотрудника
Должна ли стоимость сотрудника соответствовать его вкладу? Точного ответа нет, но общее правило гласит: сотрудник должен приносить выгоду, превышающую его расходы минимум в два раза. Если есть переменные издержки (например, материалы в производстве), их также нужно учитывать.
Практические рекомендации по оптимизации
Если анализ показывает, что затраты на сотрудника превышают его пользу, стоит рассмотреть следующие шаги:
- Сокращение дополнительных выплат. Начните с добровольных льгот, таких как бонусы или субсидии. Изменения должны быть постепенными, чтобы не снизить мотивацию и не спровоцировать текучесть кадров.
- Внедрение гибких графиков. Замените жесткие нормы на гибкие рамки рабочего времени, адаптируя их под нагрузку компании. Это популярно среди удаленных сотрудников и требует четкой координации, но позволяет экономить в периоды спада. Убедитесь, что среднегодовая норма (например, 40 часов в неделю) соблюдается.
- Отказ от постоянных позиций. Если функции нужны эпизодически или случаются сезонные пики загрузки, лучше прибегнуть к аутсорсингу. Передача таких задач партнерам снижает постоянные расходы и исключает лишние траты на персонал.
Планирование как основа успеха
Оптимизация затрат на персонал должна быть частью стратегического плана, а не реакцией на кризис. Прежде чем предпринимать меры, важно провести детальный аудит расходов, чтобы принимать обоснованные решения.
Если вам нужна поддержка в анализе и снижении затрат на персонал, STH Group готова предложить свои услуги. Мы поможем оптимизировать структуру расходов и сохранить высокую производительность вашей команды. Подробнее о том как и с какими отраслями мы работаем можно узнать на этой странице.